Înființarea unui PFA în 2026: verificări esențiale dincolo de acte
Deși înființarea unui PFA poate părea un proces simplu, bazat doar pe completarea și depunerea unor documente, specialiștii atrag atenția că este esențial să se verifice dacă structura a fost creată corect și în concordanță cu activitatea care urmează să fie desfășurată efectiv. Indiferent dacă activitatea se desfășoară online sau fizic, analiza trebuie să vizeze aspecte dincolo de lista actelor necesare și de eventualele costuri de înființare.
Alegerea corectă a codurilor CAEN, verificarea existenței unor condiții speciale de autorizare, stabilirea sediului profesional, existența unor avize suplimentare sau modul în care vor fi încheiate contractele cu clienții sunt elemente care pot influența desfășurarea legală a activității. O verificare atentă încă de la început poate preveni situațiile în care, deși PFA-ul este înregistrat, activitatea concretă nu este acoperită corespunzător de autorizări sau documente.
Codurile CAEN și condițiile speciale de autorizare
Unul dintre cei mai importanți pași îl reprezintă alegerea codului CAEN. Conform art. 16 alin. (1) din OUG nr. 44/2008, un PFA poate avea cinci coduri CAEN care să reflecte obiectul de activitate. În unele cazuri alegerea este simplă, însă există și situații în care activitatea prestată se află la granița dintre mai multe coduri, ceea ce poate îngreuna demersul.
În această situație, un avocat specializat poate verifica dacă alegerea codului CAEN a fost făcută corect și dacă există un cadru legislativ special. De asemenea, poate verifica dacă documentația este completă și dacă mai sunt necesare autorizații, avize sau chiar înscrierea într-un corp profesional.
Autorizația de funcționare de la Registrul Comerțului nu trebuie confundată cu toate autorizațiile necesare activității. În funcție de obiectul de activitate, pot exista, pe lângă declarația privind condițiile legale de funcționare, și alte declarații, precum cele sanitar-veterinare, de securitate a muncii sau de mediu.
Sediul profesional al PFA
Conform art. 9 din OUG nr. 44/2008, sediul profesional al întreprinzătorului trebuie declarat prin cererea de înregistrare la registrul comerțului. Un aspect important de verificat este dreptul de folosință asupra spațiului. Actul normativ prevede ca titularul să prezinte înscrisul care atestă dreptul de folosință asupra imobilului cu destinație de sediu profesional sau punct de lucru.
În situația în care sediul profesional este stabilit într-un apartament sau într-o casă folosită ca locuință, dar nu se desfășoară efectiv activitate acolo, întreprinzătorul poate declara acest lucru, menționând că spațiul este folosit doar ca adresă oficială. În acest caz, nu mai sunt necesare anumite formalități legate de asociația de proprietari și de schimbarea modului de folosință a spațiului.
Sediul profesional poate fi stabilit în mai multe tipuri de spații: la domiciliul titularului, dacă acesta este proprietar; într-un imobil folosit în baza unui contract de comodat; într-un spațiu închiriat; într-o locuință în care nu se desfășoară activitate economică, caz în care se poate depune declarația pe propria răspundere prevăzută de art. 9 alin. (2¹) din OUG nr. 44/2008; într-un sediu în care se desfășoară efectiv activitatea, de exemplu cabinet, atelier, salon sau birou; sau într-un punct de lucru separat de sediul profesional, dacă activitatea este desfășurată și într-o altă locație.
Art. 8 din OUG nr. 44/2008 distinge inclusiv între activitatea desfășurată la sediul profesional, la punctele de lucru și în afara acestora. Cadrul legislativ impune anumite condiții speciale de funcționare, inclusiv în materie sanitară, sanitar-veterinară, de mediu sau de protecția muncii, atunci când acestea sunt aplicabile.
Relația contractuală dintre PFA și client
Un avocat de drept comercial poate verifica dacă relația contractuală dintre client și PFA reflectă o activitate independentă. Codul fiscal impune ca cel puțin patru dintre cele șapte criterii ale activității independente să fie îndeplinite. Nu este suficient ca persoana să fie înregistrată ca PFA și să emită facturi dacă modul de lucru indică o relație de subordonare.
O încadrare necorespunzătoare poate conduce la controale, diferențe de taxe și contribuții, accesorii fiscale sau litigii privind natura reală a raportului dintre părți. Verificarea încă de la început a modului în care este organizat PFA-ul poate contribui la desfășurarea activității în conformitate cu cerințele legale aplicabile.
