Perioada de tranziție la CAEN Rev.3 s-a încheiat. Ce trebuie să facă firmele
Perioada de implementare a noii Clasificări a activităților din economia națională – CAEN Rev.3 – s-a încheiat la 25 septembrie 2026. Companiile care nu și-au actualizat încă obiectul de activitate trebuie să acorde prioritate acestui demers, atrage atenția avocatul Radu Pavel. Termenul de 18 luni, calculat de la 25 martie 2025, a permis utilizarea în paralel a vechii și a noii clasificări în relațiile cu autoritățile, instituțiile publice și alte persoane fizice sau juridice. Depășirea termenului nu împiedică efectuarea actualizării ulterior.
Cum se alege codul CAEN la înființarea unei firme
La înființarea unei firme, începând cu anul 2025, de la intrarea în vigoare a Rev.3, firma trebuie încadrată în codurile CAEN noi, prevăzute la Rev.3. Institutul Național de Statistică și Registrul Comerțului au pus la dispoziție liste de corespondență între codurile din Rev.2 și Rev.3, dar și lista cu codurile noi din Rev.3 pentru înființarea noilor firme.
Trecerea de la CAEN Rev.2 la CAEN Rev.3 nu presupune în toate cazurile o corespondență simplă, de tipul unui cod vechi înlocuit cu un singur cod nou. În funcție de activitate, clasele au fost restructurate, detaliate sau agregate. Din acest motiv, verificarea nu ar trebui limitată la codul CAEN aferent activității principale, ci ar trebui să vizeze și activitățile secundare și concordanța dintre obiectul de activitate actualizat și activitățile efectiv desfășurate.
Actualizarea CAEN Rev.3 pentru activități reglementate
Actualizarea codurilor CAEN are o importanță particulară pentru societățile care desfășoară activități reglementate, supuse licențierii, autorizării sau avizării. Pentru aceste companii, actualizarea la Registrul Comerțului ar trebui însoțită de o verificare a modului în care noile coduri se raportează la licențele, autorizațiile și avizele deținute. În funcție de domeniul de activitate și de reglementările sectoriale aplicabile, poate fi necesară verificarea eventualelor obligații de notificare sau actualizare a informațiilor aflate în evidența autorității de reglementare.
Aceeași analiză poate fi utilă și în raport cu băncile, partenerii contractuali sau procedurile de finanțare în care desfășurarea unei anumite activități ori existența unui anumit cod CAEN reprezintă o condiție relevantă. Actualizarea poate reprezenta astfel și o oportunitate de a verifica dacă există în continuare o concordanță între obiectul de activitate înregistrat, activitățile efectiv desfășurate și autorizațiile sau licențele deținute.
Procedura de actualizare și certificatele existente
În situația în care societatea realizează exclusiv actualizarea obiectului de activitate potrivit CAEN Rev.3, procedura de actualizare este una simplificată. Este suficientă, ca regulă, completarea secțiunii dedicate actualizării din cererea de înregistrare, fără depunerea altor documente, cu excepția dovezii împuternicirii persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile, dacă este cazul. Situația trebuie analizată distinct atunci când societatea intenționează să efectueze, odată cu actualizarea CAEN, și modificări efective ale obiectului său de activitate, caz în care pot deveni incidente formalitățile societare și documentele corespunzătoare modificării respective.
Actualizarea CAEN nu determină, prin ea însăși, pierderea imediată a valabilității documentelor emise anterior. Certificatele de înregistrare și certificatele constatatoare emise anterior datei de 1 ianuarie 2025 rămân valabile până la data actualizării obiectului de activitate potrivit CAEN Rev.3. În toate cazurile în care este actualizat obiectul de activitate, Registrul Comerțului emite gratuit un nou certificat de înregistrare, precum și informațiile punctuale la zi din registrul comerțului.
Expirarea termenului nu înseamnă automat aplicarea unei amenzi
Expirarea perioadei de implementare nu trebuie confundată cu instituirea unei sancțiuni contravenționale automate. HG nr. 284/2025 stabilește perioada de 18 luni în care actualizarea codurilor CAEN se realizează treptat și prevede că, în această perioadă, pentru utilizări în alte scopuri decât cel statistic sunt valabile atât versiunea actualizată, cât și versiunea precedentă. Data de 25 septembrie 2026 marchează însă finalul perioadei legale în care cele două clasificări beneficiază de recunoaștere paralelă, motiv pentru care companiile care nu au finalizat încă actualizarea ar trebui să inițieze procedura în perioada imediat următoare. Lipsa utilizării acestor proceduri poate aduce eventuale blocaje în relațiile cu partenerii de afaceri sau cu furnizorii de servicii bancare.
